Artigo: Análise SWOT (OU FOFA), o que é e para o que serve. Vamos aprender?

Por Wilson Giglio,

Será que você consegue se lembrar em quantos momentos da sua vida utilizou a análise SWOT ou, como se diz no Brasil, a análise FOFA, para tomar decisões, enxergar oportunidades e fraquezas em alguma situação?

Creio que chegou uma hora na sua vida que teve que optar por uma escola ou faculdade, profissão, viagem, livro e outras coisas, ou se aproveitava a oportunidade ou não, às vezes até banais, certo?

Tenho quase certeza que nestes momentos você ponderou o que ou qual era melhor, o que te traria mais prazer, o que seria mais econômico sem perder a qualidade, o que te traria mais conhecimento e, o que poderia acontecer de ruim com uma escolha mal feita, e várias vertentes de escolhas, certo?

Hoje em dia, eventualmente você está passando por um lugar para ir a outro e, de repente, vê uma indicação para passar por um lugar perigoso, lógico que vai procurar outro caminho, certo? Da mesma forma você, independentemente da sua profissão, acaba vendo algo que lhe chama a atenção, pode ser uma oportunidade interesse para a sua carreira, ao seu desenvolvimento profissional, para uma realização pessoal ou, até mesmo, para a sua empresa, acontece né?

Pois bem, você estava utilizando a análise SWOT ou FOFA e, de repente, nem sabia disso, ela faz parte da nossa vida, sempre que precisamos analisar algo com mais eficácia ou interesse. Então, vamos aprender um pouco mais a respeito do assunto?

A análise SWOT ou FOFA é uma das ferramentas mais simples em diversos tipos de análise: pessoal, profissional, religiosa, esporte, empresarial, perfil do empresário, conhecimento do empresário ou empresa em todos os departamentos e, uma vez que a mesma esteja pronta, serve para a pessoa que está elaborando a mesma, independentemente do fim, avaliar a análise realizada e tomar decisões em todos os aspectos encontrados, criando uma base de indicadores primordiais para um planejamento completo.

Os indicadores encontrados para a análise SWOT ou FOFA:

S de STRONG (Forte) ou FORÇAS (STRENGTHS)

W de WEAKNESSES ou FRAQUEZAS

O de OPPORTUNITIES ou OPORTUNIDADES

T de THREATS ou AMEAÇAS

Chegamos, então, à conclusão que o termo SWOT é o acrônimo para Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats, em inglês e que quando traduzimos para o português temos a sigla FOFA que significa Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

Uma vez que você entendeu o posicionamento da Análise SWOT / FOFA, você poderá avaliar todo e qualquer aspecto, dos abaixo mencionados, para as forças e fraquezas e também levando em consideração os fatores internos e externos.

- Pessoa Física - Profissional - Empresário - Perfil Profissional - Empresa

Agora vamos analisar direitinho o que significa cada um dos aspectos do quadrante, ok?

Os quadrantes da análise SWOT / FOFA

S (STRENGHTS) F (FORÇAS)

Como a própria designação já diz você terá que avaliar suas FORÇAS, PONTOS FORTES, ou as VANTAGENS em se tratando da EMPRESA, principalmente em relação aos concorrentes.

Algumas questões (exemplos) que pode fazer neste ponto são:

No que eu sou bom?

O que eu faço melhor?

O que me traz mais prazer e felicidade?

Quais são minhas melhores atividades?

Quais são os melhores processos de trabalho?

Quais os melhores produtos?

Quais os melhores recursos?

Qual a maior vantagem competitiva?

W (WEAKNESSES) F (FRAQUEZAS)

Neste item, temos o oposto. Sendo o mais sincero possível, caso contrário este exercício não vai adiantar absolutamente NADA, considere elencar e se perguntar tudo o que desejar para encontrar suas fraquezas, pequenas ou grandes, não importa. O verdadeiro motivo de fazer isso é conhecer no que é fraco ou quais as deficiências na sua empresa ou no seu emprego.

Você terá que levar em consideração TUDO o que prejudica sua carreira, negócio ou clientes. Algumas perguntas que pode fazer:

Onde tenho mais reclamações na empresa?

Sei, realmente, tudo o que preciso para administrar?

As matérias primas e auxiliares da empresa são de qualidade?

Os processos na empresa são confiáveis?

Conheço bem meu público alvo?

Conheço bem meu concorrente?

Sei tudo a respeito da minha empresa?

Conheço bem o perfil de cada colaborador?

Tenho noção básica de tudo o que acontece na empresa?

O (OPPORTUNITIES) O (OPORTUNIDADES)

Neste ponto é interessante conhecer os fatores externos (ou seja, olhar pra fora) com melhor potencial que poderão alavancar a análise que está realizando. Por serem externos, podemos apenas nos limitar a uma excelente análise buscando informações e dados para que possamos somar a nossa carreira, atividade e empresa.

Saber buscar as oportunidades no mercado, sob um novo olhar, enxergando além do alcance, buscar inovações e novas soluções é fundamental para qualquer pessoa ou empresa constantemente, afinal a melhoria tem que ser contínua, certo?

Algumas perguntas podem ser feitas neste caso, tais como:

Alguma nova lei que possa beneficiar a empresa neste momento?

O que é possível incrementar na empresa para termos melhores resultados?

O que é possível fazer para reduzirmos custos e despesas?

Existe alguma linha de crédito boa para captação de recursos?

Alguma palestra ou treinamento ou curso interessante para a equipe e para mim?

Aquela empresa desenvolveu um novo produto, será que posso fazer isso também?

Tenha sempre em mente que: NADA É TÃO BOM QUE NÃO POSSA SER MELHORADO!

T (THREATS) A (AMEAÇAS)

E, finalizando, temos as AMEAÇAS, aspectos negativos e com potencial de comprometer o seu desenvolvimento ou da empresa, ou tirar a vantagem que tem em relação a terceiros.

As AMEAÇAS devem ser estudadas, analisadas profundamente, pois podem prejudicar, não apenas o seu planejamento e o seu futuro, mas os seus resultados. Os aspectos financeiros, econômicos, tendências de mercado, cotação de moedas estrangeiras e outros fatores podem se tornar um pesadelo com muita rapidez. Você está preparado para isso?

Algumas questões que podem te ajudar:

Alguma paralização pode me afetar ou a minha empresa?

Alguma nova lei ou política pode prejudicar minhas atividades?

Algum novo concorrente entrando no mercado?

Alguém vendendo mais e com mais qualidade do que a minha empresa?

Tenho muito retrabalho e problemas com prazo de entrega na empresa?

Tenho problemas com contratação ideal de colaboradores?

Tenho problemas com clientes na hora da instalação?

Estou conseguindo fidelizar bem os clientes tornando-os fãs da minha empresa?

Meus consultores comerciais (ou de vendas) estão bem treinados?

O meu pós-venda funciona como deveria?

VISÃO DO AMBIENTE INTERNO X EXTERNO

AMBIENTE INTERNO

Neste caso vamos falar da empresa, ok?

Quando formos realizar a análise de FORÇAS (ou STRENGHTS) olharemos todos os fatores internos e gerenciáveis da empresa, seus controles, ou seja, vamos analisar os pontos fortes tendo como base:

- Fluxo de Caixa

- Capital de Giro

- Orçamento

- Precificação

- Balancete / Balanço Patrimonial

- Demonstrativo de Resultado Exercício

- Estoque

- Produção

- Imobilizado

- Vendas e Comissões

- Desempenho da Produção

- Desempenho das Impressoras

- Custos e Despesas

- Veículos (Saídas e Manutenção)

- Colaboradores

E documentos fundamentais para o perfeito funcionamento da empresa, tais como:

- Catálogo

- Briefing

- Ordem de Produção

- Controle da Op

- Roteiro de Instalação

- Treinamento dos consultores

- Política de Vendas

- Missão, Visão E Valores

- Site e Redes Sociais

- Manual de Limpeza e conservação dos produtos vendidos

- Pesquisa de Satisfação dos Clientes

- SAC (Pós-Venda)

- Softwares compatíveis com a atividade

- Controle de Fornecedores

- Programa 5s

- Estrutura adequada nos departamentos (ar condicionado, Etc...)

- Planejamento Financeiro

- Planejamento de Marketing

- Planejamento Estratégico

- Projeto de Expansão

- Plano de Manutenção de Veículos e equipamentos (Impressoras)

- Alvarás: de Instalação, Cetesb, Vigilância Sanitária, Prefeitura, Etc...

Além disso, temos outros aspectos que devem ser observados, tais como:

- Na empresa tem alguém que confere todas as obrigações da empresa?

- O Contador realiza e entrega todas as obrigações em dia e isso é conferido?

- A empresa segue, regularmente, legislação federal, estadual e municipal?

- A empresa tem equipamentos de EPI e certificados dos colaboradores?

- A empresa paga, em dia, todos os encargos sociais dos colaboradores?

- A empresa paga todos os impostos decorrentes do seu faturamento?

- A empresa emite Nota Fiscal de todas as suas vendas?

- Todos os documentos dos colaboradores estão em ordem e em dia?

- Todos os seus arquivos físicos estão em ordem?

- O controle de extintores está em dia?

- O controle de softwares da empresa está em ordem?

- O controle de usuário e senha dos computadores e softwares estão ok?

Bom, não vou relacionar mais pois acrescentaríamos umas duas páginas!

Ambiente externo

Aqui o empresário, já que estamos falando de empresa, deve analisar aspectos exteriores (governos, órgãos, fiscalização, concorrentes, fornecedores) que podem, de alguma forma, ser uma real oportunidade ou ameaça para a empresa ou atividade. Isso deve ser monitorado diariamente, constantemente, por todos os integrantes da empresa.

Se for oportunidade a empresa deve aproveitar com a máxima urgência, principalmente se for de uma boa venda, que pode surgir a qualquer momento. Também, neste caso, pode agir pró-ativamente buscando oportunidades quando vai visitar um cliente, ou fazer uma instalação, ou quando está a passeio em algum lugar.

E no caso de ameaças, deve procurar, no cenário em que se encontra, qual a origem e, a partir disso, tomar providências no sentido de, sendo possível, minimizar a mesma, tentando impedir que afetem os seus resultados. Pode até pensar em uma forma de contra-atacar, eliminando esta ameaça.

Conclusão

Se você fizer direitinho a análise SWOT / FOFA, em todos os aspectos, você poderá ter uma nova consciência do que está acontecendo, no momento, em todos estes itens.

De repente é uma boa hora para fazer a análise e começar a tomar as providências necessárias para reverter uma determinada situação que esteja muito ruim, ou até melhorar e otimizar alguma que esteja excelente.

Se considerar que ter a planilha mostrada nas imagens é interessante para você e sua empresa entre em contato no meu Skype: wilson.giglio1 que te passarei informações a respeito da mesma.

Qualquer que seja o resultado final da análise é importante que você comece a providenciar otimizar pontos fracos, eliminar ameaças, aproveitar oportunidades e melhorar pontos fortes.

SÓ DEPENDE DE VOCÊ E SUA EQUIPE!

Aproveite este momento para realizar este trabalho e deixar a sua empresa em ordem.

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Fico à disposição caso precise de um Mentor de Negócios (Coach Empresarial) ou, até mesmo, fazer algum curso online ou, também, em um futuro próximo, uma Consultoria adequada para a sua empresa.

Grato e fraternal abraço
Wilson Giglio

CONSULTOR EM GESTÃO EMPRESARIAL

ORGANIZADOR DE EMPRESAS E EQUIPES

SKYPE: wilson.giglio1

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