Artigo: Por que uma empresa “afunda” ou vai à falência e as melhores soluções para isso não acontecer!

Artigo: Por que uma empresa “afunda” ou vai à falência e as melhores soluções para isso não acontecer!

Por Wilson Giglio

Perdoem-me pela sinceridade.

O único responsável por isso, em 90% dos casos, é do DONO DA EMPRESA!

E falo isso por ter constatado que das 756 empresas que já fiz consultoria, até hoje, sendo 32 de comunicação visual, 70% tinham os mesmos problemas, principalmente financeiros, que, graças a Deus, e a toda equipe de consultoria (pessoas da empresa, inclusive diretores e gerentes) que comigo trabalharam conseguiram reverter a situação.

Algumas em alguns meses, outras no prazo de 1 a 2 anos, mas todas sobreviveram. Mas o que estas empresas / empresários fizeram de tão errado para chegar a este ponto?

Bom, uma DESCULPA é: o dono da empresa / empresário tem, na maioria das vezes, experiência na parte COMERCIAL ou de IMPRESSÃO, apenas isso. A maioria não gosta de NÚMEROS, de PLANILHAS, de CONTROLES e, no fundo, de ADMINISTRAR a empresa.

Alguns contratam pessoas para fazerem isso, mas normalmente não sabem contratar direito. Pedem ajuda para parentes, amigos ou se “metem” a contratar pessoas que, aparentemente, dizem o que o empresário quer saber (que têm experiência, conhecem, sabem fazer, etc.) mas, no fundo, não sabem o que realmente precisam para exercer a função. Infelizmente.

Vou, na medida que vou lembrando, apontar algumas situações e suas soluções.

1) Não ter na POLÍTICA DE VENDAS, as especificações dos PRAZOS NA VENDA. Uma boa parte das empresas vende com prazos de 28 / 45 / 60 dias para seus clientes. Esta é apenas uma parte ERRADA das vendas.

CORRETO: Vender com entrada (no pedido) de 40%, 30% na entrega (à vista) e 30% para 15 dias. Quando o cliente é ESPECIAL (aquele que compra todos os meses) o prazo ficou para 28 dias (única exceção).

Por quê? De imediato você tem que ter a MATÉRIA-PRIMA, MATERIAL AUXILIAR, TINTAS, despesas e custos operacionais FIXOS para SUSTENTAR. Se você está vendendo ERRADO, como acima mencionado, você (SEU CAIXA) é que está sustentando tudo isso, se “virando nos 30”, para honrar todos os compromissos com fornecedores e colaboradores.

Se a sua empresa tem CAPITAL DE GIRO para suportar estes prazos ok, mas, provavelmente, vai chegar um momento que não terá mais isso, e vai começar a passar por situações que, verdadeiramente, você não quer, de jeito nenhum.

É difícil fazer isso? Sim, provavelmente, principalmente com aqueles clientes fidelizados, mas é um mal necessário, principalmente a partir do momento que você constata que ESSE é um GRAVE ERRO da sua empresa e que PRECISA corrigir isso para não afundar ainda mais do que já está.

2) Um outro aspecto da POLÍTICA DE VENDAS: PRAZO DE ENTREGA. Quando foi que te falaram que a empresa é uma “PASTELARIA” ou “PIZZARIA”, que é só fazer o pedido e logo mais o produto está sendo entregue?

Você PRECISA ter ciência de que qualquer PEDIDO feito pelo cliente tem que levar em consideração TUDO o que a empresa já está produzindo, em todos os setores. No caso de empresas de comunicação visual: ARTE, IMPRESSÃO, SERRALHERIA (quando for o caso), MARCENARIA (quando for o caso), ELÉTRICA (quando for o caso), ROUTER (quando for o caso), LASER (quando for o caso), ACABAMENTO (FINALIZAÇÃO) e INSTALAÇÃO (se for o caso) além do MATERIAL (precisa saber se já tem ESTOQUE ou não, se fizer a compra quanto tempo demora para chegar, e isso inclui: matéria-prima, material auxiliar, tinta, embalagem, etc…).

Sua empresa precisa estar ATENTA ao QUADRO DE PRODUÇÃO, onde tudo isso é PROGRAMADO (tem um CRONOGRAMA específico) e VOCÊ (ou o CONSULTOR DE VENDAS ou o VENDEDOR), após a aprovação do PEDIDO, solicitar o PRAZO DE ENTREGA que vai ser ESTABELECIDO / DETERMINADO pelo Gerente de Produção (por WhatsApp ou e-mail) para informar ao cliente o referido prazo.

Se o cliente disser: ahh... eu preciso com URGÊNCIA... ok, o normal é se cobrar 50% a mais, do valor total do pedido, para COBRIR as HORAS EXTRAS / LANCHE / CONDUÇÃO que a empresa vai TER QUE SUPORTAR (E PAGAR).

Se o cliente disser: ahh... eu preciso e é uma EMERGÊNCIA... ok, o normal é se cobrar 100% a mais, do valor do pedido, para cobertura de todas as despesas acima mais o ADICIONAL NOTURNO que a empresa terá que PAGAR.

Infelizmente já presenciei vários casos onde o próprio empresário (dono) vende determinado produto para um cliente com prazo de entrega absurdamente “24 horas” em detrimento (prejuízo) de toda a produção que já existe (e está em processamento) na empresa, prejudicando vários outros clientes que (também) esperam que o PRAZO DE ENTREGA seja cumprido e honrado. Infelizmente!

Ora, como dizia a minha avó, caldo de galinha e BOM SENSO não fazem mal a ninguém!

Desculpem, mas isso é totalmente IRRACIONAL e IRRESPONSÁVEL seja da parte do dono da empresa, ou do CONSULTOR DE VENDAS ou do VENDEDOR. Não importa de quem é a CULPA, o que importa é que assim NÃO HÁ EMPRESA que CONSIGA SOBREVIVER!

Se você quer ser uma EMPRESA SÉRIA, com IDONEIDADE, que RESPEITA os direitos dos seus clientes, que age de acordo com REGRAS E POLÍTICAS corretas então está na hora de MUDAR tudo isso, não é mesmo?

Simples assim, pessoal.

Alguns podem até considerar que são NORMAS (políticas) DRÁSTICAS para se tomar, MAS se a empresa não fizer isso ELA não vai sobreviver, não vai honrar com os compromissos ou vai vender com PREJUÍZO e, com certeza, não é esta a finalidade da empresa, certo?

3) Controle de ESTOQUE e estoque MÍNIMO. Sabemos que manter um estoque grande demais é prejudicial, afinal de contas é CAPITAL DE GIRO que fica ali parado, mas também sabemos que a empresa precisa ter um ESTOQUE MÍNIMO, para atender, pelo menos, 80% das vendas realizadas pelo prazo de 15 (QUINZE) dias.

E como é que se faz isso: basta você fazer a relação de todas as matérias-primas, materiais auxiliares e tintas utilizados nos últimos 2 meses, divididos em períodos de 15 (quinze) dias, para ter uma IDEIA, uma PREVISÃO, da quantidade necessária destes materiais para ter o ESTOQUE MÍNIMO.

Isso é fundamental para que a sua empresa tenha um PRAZO DE ENTREGA bom (excelente, na verdade) para passar ao cliente e para que a sua PRODUÇÃO não tenha problemas de atraso de entrega por falta de material.

Em algumas empresas (na verdade, a maioria delas) não tinha absolutamente NENHUM controle de estoque. Uma delas, recentemente, quando fizemos o levantamento do ESTOQUE para balanço, constatamos que haviam determinados materiais (matéria-prima e material auxiliar) suficiente para bancar as vendas dos próximos 2 meses (um absurdo).

Como não havia um SETOR DE ESTOQUE (local onde se concentram todos os materiais, devidamente separados e organizados por tipo, modelo, tintas, etc), o material ficava espalhado na empresa, no setor de impressão, no setor de acabamento, na garagem e até no refeitório. Quando chegava um pedido novo, de, digamos, um banner de 30 metros, imediatamente era enviado ao comprador a autorização para compra de um rolo (bobina) da lona x, sem haver qualquer preocupação em saber se existia ou não no estoque. E foi, por este motivo, que a empresa acabou ficando com um tremendo estoque sem necessidade.

O bom disso tudo é que descobrimos que no ESTOQUE tínhamos o valor de faturamento de 2 meses da empresa, além de termos condições de estabelecer o estoque mínimo e com mais dinheiro em caixa a partir do momento que paramos, praticamente, de comprar, transformando o valor do estoque em FLUXO DE CAIXA e CAPITAL DE GIRO.

4) ORÇAMENTO e PRECIFICAÇÃO. Neste ponto eu peço perdão aos leitores. É que já escrevi, fiz um monte de vídeos e lives que, eu sei, e, mesmo assim, ainda tem um monte de empresas que pegam o valor da matéria prima e multiplicam por 2, outras por 2,5 e outras por 3 ou por 4. Infelizmente e, na maioria das vezes, ou está vendendo com prejuízo ou “trocando figurinha” e, poucas vezes, tendo um pequeno lucro.

Considero um absurdo isso. Como é que pode uma empresa não querer investir um pouco (a minha planilha de orçamento e precificação demandou mais de 200 horas de muito trabalho para ficar como está hoje) para ter um orçamento CORRETO com certeza absoluta de LUCRO na venda, desde que preenchida corretamente conforme o BRIEFING (pedido do cliente).

Vejo algumas vendas totalmente erradas, o VENDEDOR ou CONSULTOR DE VENDAS / COMERCIAL não pede todos os dados do produto para o cliente e, muitas vezes, nem sabe exatamente o que o cliente deseja. Muitas vezes, por falta de treinamento, a venda é realizada sem conhecimento da parte técnica, de onde vai ser instalado, se precisa de uma avaliação de um engenheiro, se a instalação precisará de um profissional habilitado e devidamente treinado nas NR 10 e NR 35, com total segurança para o colaborador e, principalmente, para o cliente.

Quantas PLACAS ou FACHADAS nós já vimos CAIR, simplesmente. Quantos CHOQUES nossos colaboradores já tomaram na instalação de um BLACKLIGHT? Quantos andaimes e escadas já vimos cair por falta de experiência e atenção?

Tudo isso porque no BRIEFING (e também no ORÇAMENTO e na PRECIFICAÇÃO) não foram mencionados, além de vários outros detalhes: distância da instalação, quantos colaboradores serão necessários, ferramentas que deverão levar, tempo de instalação, máquinas manuais, cabos de segurança, extensão, escadas, andaimes, todos os equipamentos de EPI (capacete, luvas, cintos) e vários outros itens importantes.

Dependendo do BRIEFING, o trabalho do orçamentista é REDOBRADO pois terá que IMAGINAR e tentar PREVER tudo o que será necessário para a fabricação e instalação de determinado produto. Quanto maior o grau de dificuldade (totens, fachadas, toldos, outdoors, grandes formatos, instalação em alturas, etc) mais complexo é o orçamento e, lembrando, TODOS estes detalhes deverão estar DESCRITOS, detalhadamente, no BRIEFING, que é de responsabilidade do VENDEDOR ou CONSULTOR DE VENDAS / COMERCIAL. Por isso é necessário, e fundamental, um treinamento para o mesmo.

Em várias empresas que fiz constatei, infelizmente, que METADE das vendas realizadas era ou com PREJUÍZO ou estava “TROCANDO FIGURINHA”. Tudo isso por falta de um pequeno investimento e, principalmente, por falta de CONHECIMENTO, principalmente no BRIEFING.

Outro detalhe muito importante. Algumas empresas têm softwares para empresas de comunicação visual e, os mesmos, têm a formação do preço de venda. Estão corretos? Bom, alguns até chegam perto da verdade, mas infelizmente, não vi nenhum, até hoje, que esteja absolutamente correto, sempre falta alguma coisinha. Mas, se você tiver um, utilize o mesmo com consciência e, dá uma olhada, na minha planilha (tem um vídeo no link: https://organizesuaempresacv.com.br/loja/sem-categoria/cv-orcamento-custo-e-preco-de-venda) para você saber como é e como deve ser um cálculo completo de um orçamento, com precificação.

5) FLUXO DE CAIXA e CAPITAL DE GIRO - Fico muito decepcionado e preocupado com a situação da gestão do fluxo de caixa e controle do capital de giro das empresas, principalmente as pequenas. Infelizmente a maioria dos empresários não faz questão de controlar / gerenciar suas contas de movimento, contas a receber e contas a pagar, além de não ter, nem mesmo, um plano de contas adequado a sua empresa para gerenciar todas as entradas e saídas, ou seja, de onde vem o dinheiro e para onde vai (principalmente para onde vai). Outro grande problema é que os empresários PENSAM que sendo dinheiro tanto faz deixar na pessoa física como na jurídica, e é aí que todos se perdem mais ainda.

Não existe, para a maioria dos empresários, essa diferença. Recebem vendas dos clientes na sua conta pessoal (física), pagam despesas ou contas da empresa também da sua conta pessoal, aumentam seus limites de crédito, cartão e outros benefícios utilizando o dinheiro da empresa e perdem o controle total sobre tudo.

O controle (ou gestão) do fluxo de caixa inclui não só o movimento bancário, mas também, os valores que entram em moeda corrente (dinheiro), e todo o contas a pagar e o contas a receber. Este controle (normalmente uma planilha específica para esta tarefa) tem que ser completo, com possibilidade de lançamentos (e controle) diários, do movimento dos bancos e do livro caixa (para dinheiro), informando de que banco saiu o pagamento e qual foi a destinação dele (impostos, salários, adiantamentos, despesas (e qual o tipo de despesa), custos (e qual o tipo do custo), fornecedores (e qual fornecedor), empréstimos, financiamentos, consórcio, pró-labore, etc. O PLANO DE CONTAS tem que ser COMPLETO, com centros de custos, e deve servir, principalmente, para ANÁLISE FINANCEIRA no final de cada mês.

Um bom CONTROLE (OU GESTÃO) de FLUXO DE CAIXA deve possibilitar, inclusive, que se realize lançamentos nos demais meses, como PREVISÃO de todas as despesas e custos fixos, para que seja possível fazer a elaboração do PONTO DE EQUILÍBRIO, outro controle fundamental para qualquer empresa.

Todas estas PREVISÕES devidamente lançadas, no ano inteiro, é que possibilitam a realização do PLANEJAMENTO FINANCEIRO e, lógico, do CAPITAL DE GIRO necessário para a continuidade da empresa, tudo devidamente separado de acordo com o PLANO DE CONTAS da atividade.

Neste ponto, a solução para resolver tudo isso é: todo o movimento financeiro da EMPRESA deve ser feito somente nas CONTAS JURÍDICAS, ou seja, separadas (totalmente) da pessoa física. Cada um tem que ter o seu controle. Tenha uma excelente planilha para registro de todo este movimento, com um plano de contas adequado e completo, com separação de centros de custos, com possibilidades de busca e pesquisa ágeis e de fácil localização, com lançamentos DETALHADOS e de acordo com os extratos bancários, que deverão ser EXATOS e controlados diariamente.

Somente desta forma é que o empresário, uma vez que aprenda, poderá GERENCIAR todo o seu movimento financeiro, sabendo tudo o que precisa para a tomada de decisões corretas e tendo uma visão do seu futuro através do planejamento financeiro.

6) RECURSOS HUMANOS, CONTRATAÇÕES - Na minha opinião a empresa se faz com 3 principais pilares: capital de giro, ativo fixo e recursos humanos, um não vive sem o outro e são interligados para sempre, enquanto a empresa existir. O capital de giro é o dinheiro necessário para manter a empresa, desde o seu início, sendo utilizado para abrir o negócio, manter a operacionalização durante, pelo menos, um ano, compra de matéria-prima (ou mercadorias, se for comércio) e outros materiais para a fabricação de seus produtos, investimento no ATIVO FIXO, com máquinas, equipamentos, ferramentas e toda a ESTRUTURA da empresa.

Recursos humanos são os seus colaboradores, ou funcionários ou empregados. Atualmente, em algumas empresas, já chamados de parceiros, de time, de equipe.

Sem esses recursos humanos, adequados para cada função, a empresa tende a não ter a BASE de conhecimento que precisa para crescer, se desenvolver e permanecer no mercado, até porque, qualquer que seja, será muito competitivo, já que tem muitas empresas, com a mesma atividade, há muito mais tempo.

A QUALIDADE, a EXPERIÊNCIA, o COMPROMETIMENTO, o CONHECIMENTO e vários outros fatores é que farão uma pequena diferença, um DIFERENCIAL que você poderá ter para enfrentar os desafios diários.

O problema todo é: VOCÊ, empresário, sabe contratar? Sabe definir as qualificações técnicas de cada função? Já definiu, no papel, quais serão as atribuições e responsabilidades de cada função, de cada colaborador? Sabe quais são as aptidões que tal colaborador deverá para exercer tal função? Qual o grau de escolaridade que a pessoa deverá ter para exercer aquela função? Quais são os conhecimentos técnicos que a função exige? Quais as características de personalidade necessárias para a função?

Essas (e MUITAS outras questões com relação a isso) especificações o EMPRESÁRIO não tem a mínima ideia, na maioria das vezes. Não tem o mínimo de conhecimento necessário para fazer tipo de contratação, vai tudo no chute. Contrata esposa, filhos, primos, tios, amigos, companheiros de escola e por aí vai, sem se preocupar no que realmente interessa: o conhecimento e aptidões necessárias para exercer tal função.

E é aí que a empresa afunda um pouco mais.

Ninguém sabe direito o que fazer porque até mesmo o empresário não sabe TUDO o que precisa, ninguém entende completamente do negócio (nem mesmo o empresário), achar, dentre estas pessoas, um LÍDER nato, é mais difícil ainda, começam as desavenças entre os contratados, e ninguém se preocupa em aprender para melhorar a situação. Cada colaborador vai dizer: eu fui contratado para fazer isso, aquilo ali eu não faço, não sou pago para isso. Pronto: está feita a bagunça, a desorganização, ninguém entende nada, cada um fala um “idioma” e ninguém se entende.

Enquanto o empresário não se conscientizar que PRECISA organizar sua equipe, com um profissional capacitado e habilitado para isso (pode contar comigo neste ponto, sou especialista) toda a sua equipe vai continuar ERRANDO, não prestando a devida ATENÇÃO ao que faz e não se importando se a empresa vai bem ou não, só quer ganhar o seu salário no final do mês, fazer o que foi contratado para fazer (quando faz) e ponto final.

7) RECURSOS HUMANOS, ORGANIZAÇÃO - O que a ORGANIZAÇÃO dos recursos humanos proporciona?

1) A definição de cada função bem como suas atribuições
2) A responsabilidade direta e indireta de cada colaborador
3) O estabelecimento de NORMAS INTERNAS para todos os colaboradores
4) Um Manual do Colaborador com todos os seus direitos e obrigações
5) A implantação de um PLANO DE CARGOS, SALÁRIOS e CARREIRA diminui, normalmente, 90% da rotatividade do pessoal, gerando otimização da equipe.
6) A implantação do organograma, mostrando visualmente, todos os departamentos da empresa, seus respectivos responsáveis e as ligações diretas e indiretas.
7) A implantação da Avaliação por Desempenho traz, para todos os colaboradores, oportunidades de melhoria contínua, prêmios, promoções e treinamentos. No final de cada mês é realizada uma reunião de todos os colaboradores, com uma pequena palestra de endomarketing, a apresentação do colaborador do mês (aquele que atingiu maior número de pontos na avaliação), a entrega do prêmio para este colaborador, uma dinâmica e, por fim, uma pequena confraternização da equipe.
8) Um mapa onde são elencados os principais problemas / tarefas da empresa e seus respectivos responsáveis.
9) A implantação do PROGRAMA 5S, onde todos os colaboradores farão um treinamento e se encarregarão de deixar a empresa organizada, limpa, com melhoria contínua e sem bagunça, descartando tudo o que não serve ou que não presta e arquivando / guardando adequadamente tudo o que é necessário.
10) É implantado o PRÊMIO POR PRODUTIVIDADE onde RETRABALHOS são avaliados e corrigidos para não ocorrerem novamente, os prazos de entrega de todas as vendas são analisados e apontados como produtividade, além de outros fatores.

Tudo isso gera notas de avaliação, de 0 a 10. Quanto maior a pontuação maior é o percentual que será dividido, igualmente, a todos os colaboradores. Portanto depende de toda a equipe que não haja erros / falhas / retrabalhos / desperdícios / custos desnecessários / atrasos nas entregas / problemas com clientes e qualquer outro fator que prejudique a empresa, seja a imagem da mesma ou com dispêndios financeiros.

Tudo isso é fundamental para que a empresa tenha uma equipe coesa, responsável, integrada e, principalmente, comprometida com bons resultados, em todos os setores. A motivação, fundamental em uma equipe, deve ser contagiosa e espontânea, tem que nascer nas atitudes de cada pessoa, o companheirismo e parceria devem ser naturais e saudáveis.

O trabalho de endomarketing deve ser realizado pela pessoa responsável pelo RH (e departamento pessoal) com ênfase nas dinâmicas, informações, sugestões de melhoria contínua e observações constantes com relação aos equipamentos de EPI e segurança de todos.

Bom, isto posto, se a sua empresa tem alguma coisa assim ou se não tem nada, está na hora de você, empresário, pensar um pouco mais a respeito, não acha?

8) RECURSOS HUMANOS: ROTATIVIDADE - Este é um outro grande problema em todas as empresas. Você contrata um colaborador, investe em tempo e treinamento de depois de uns 2 ou 3 meses a mesma está apta a começar a desempenhar a sua função e suas atividades com mais conhecimento.

Passam-se mais uns meses e esta pessoa, já não estando satisfeita de alguma forma ou por qualquer motivo, já começa a procurar um novo emprego ganhando, às vezes, apenas uns R$ 50 ou R$ 100 a mais no salário e, normalmente, procura um concorrente seu para conseguir este novo emprego. Já vi acontecer isso em dezenas de empresas.

E como se resolve isso?

Tenho conseguido, graças a Deus, diminuir este problema em mais de 90% dos casos, com a implantação do SISTEMA DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS, mencionados no tópico acima (7).

A implantação de todos os itens mencionados no mesmo tem trazido excelentes resultados, em todas as áreas e no ambiente interno / externo da empresa, sendo visível até para clientes essa harmonia e companheirismo de toda a equipe, onde cada um passa a AJUDAR o outro, sem revanchismo, inveja, medo de perder o emprego, etc.

9) MAPEAMENTO DE PROCESSOS. PADRÃO NAS TAREFAS - Você sabe que:

a) Cada colaborador aprendeu a fazer aquela tarefa de um jeito diferente do outro
b) Cada colaborador tem a sua própria maneira de fazer isso ou aquilo
c) Cada colaborador tem um tempo diferente do outro na execução da mesma tarefa

Pronto. Não existe tempo determinado. Não existe padrão. Não existe perfeição.

Tudo isso se resolve de maneira simples (embora exija muito trabalho): com o mapeamento de todos os processos / tarefas da empresa. Este é o trabalho, da equipe da consultoria (que trabalha junto com o consultor), e que demanda maior tempo de execução (digamos de 2 a 3 meses, normalmente).

Como se faz o mapeamento de processos?

Você pode ver alguns exemplos no meu e-book (gratuito) “Como melhorar os resultados da sua empresa” no meu site: organizesuaempresacv.com.br com mais detalhes. Aqui, para resumir, descrevo um pouco:

1) É elaborado o FLUXOGRAMA da tarefa / processo, com formas geométricas (padrão mundial), detalhando os principais passos de cada um, do início ao final.

2) Em seguida, utilizando o “desenho” como mapa, é descrito cada passo, com o máximo de detalhes e informações possíveis. Este documento é chamado de MANUAL DE PROCEDIMENTO DA TAREFA.

3) Utilizando o documento acima é acrescentado, em cada passo da tarefa, todos os possíveis problemas (em vermelho) e suas prováveis soluções (em azul). Desta forma o colaborador, responsável por executar a mesma, já saberá, antecipadamente, todos os erros e problemas que podem surgir, em cada passo, e sua respectiva solução, não precisando incomodar ou tomar tempo desnecessariamente do seu encarregado ou supervisor, resolvendo, ele mesmo, o eventual problema. Caso surja um novo problema, no mesmo passo desta tarefa, o mesmo é acrescentado aqui e, também, já é incluída a devida solução. Este documento chama-se PROBLEMAS E SOLUÇÕES.

4) Um dos fatores mais importantes é conhecermos o TEMPO DE EXECUÇÃO DA TAREFA (nome deste quarto documento, resumidamente chamado de TET). Utilizando-se o segundo documento (MANUAL DE PROCEDIMENTO DA TAREFA) criamos mais uma coluna, do lado direito, para inserir o TEMPO de cada passo do processo / tarefa. Desta forma criamos um PADRÃO, não só na execução da mesma, como no TEMPO, do início até a finalização.

Em algumas tarefas / processos é necessário se fazer um VÍDEO, explicando detalhadamente a execução da mesma, outros será necessária a criação de FOTOS e outros serão necessários um PRINT SCREEN da tela (quando é utilizado qualquer coisa no computador).

O importante é que com o mapeamento de todas as tarefas as mesmas se tornarão um PADRÃO, tanto de perfeição, como de execução, como de tempo. Assim todos os colaboradores passarão a fazer tudo absolutamente IGUAIS, como em uma linha de produção otimizada e perfeita.

O mapeamento de processos, além da padronização dos processos / tarefas também traz maior organização e uma significativa redução de custos, além da otimização do tempo de execução das mesmas, proporcionando maior segurança em cada procedimento.

10) BRIEFING - Esta é a “cereja do bolo”. Afinal o que é isso? Simples: é o PEDIDO DO CLIENTE, super detalhado, com todas as informações necessárias para a execução de todas as tarefas, na empresa, que envolvem o mesmo, desde a criação / arte, até a entrega ou instalação do produto.

Este item você também pode ver, com mais detalhes, no meu e-book (que mencionei acima). Este documento é o responsável por acabar / eliminar 90% dos seus retrabalhos e, consequentemente, uma vez que adote aquelas políticas de vendas, que também mencionei acima, elimine 95% dos seus problemas de atrasos na entrega de produtos.

Se você tem, mas não é detalhado o suficiente é a mesma coisa que não ter nada. A função deste documento não é somente ter TODAS as informações necessárias para que a empresa fabrique o produto que está vendendo, mas, principalmente, oferecer elementos necessários e imprescindíveis para a elaboração do ORÇAMENTO, EXECUÇÃO E ENTREGA DO PRODUTO, tendo a certeza de que vai ter LUCRO nesta venda.

Somente com o BRIEFING bem feito, completo, com todos os detalhes, é que você conseguirá melhores resultados, em toda a empresa.

11) ADMINISTRAÇÃO OU COMERCIAL. DENTRO OU FORA DA EMPRESA?

Tenho certeza que já escutou isso: “O porco só engorda sob o olhar do dono”. Ou seja, você, empresário, tem que estar OLHANDO (analisando, pesquisando, vendo, observando, conferindo, participando, gerenciando) TUDO o que acontece na sua empresa. Ou estará, literalmente, BRINCANDO de ser empresário!

Não é que você não pode ou não deve sair para atender algum cliente (ESPECIAL), pode sim, também pode ir no banco para resolver algum problema (tipo: antecipação de recebíveis), ir em algum local para verificar se a instalação foi feita com perfeição, etc.

Mas a sua OBRIGAÇÃO e RESPONSABILIDADE é de ficar na empresa, o máximo de tempo possível, ADMINISTRANDO a mesma, controlando e analisando: seu fluxo de caixa, seu estoque, fazendo ou supervisionando orçamentos, analisando os pedidos, verificando as ordens de produção, auxiliando seus colaboradores, ajudando e ensinando algumas tarefas que, eventualmente, estejam sendo realizadas de forma complicada ou errada, acompanhando a produção, orientando, compartilhando conhecimento (ou aprendendo como se faz)… enfim: CUIDAR da sua empresa!

Você pode, eventualmente, ter vários colaboradores, responsáveis pela elaboração de todos os controles necessários dentro de uma empresa, mas, VOCÊ precisa conhecer cada um e, acima disso, saber ANALISAR e tomar DECISÕES com base nos mesmos.

Imagine um NAVIO: O CAPITÃO conhece cada parafuso da embarcação, conhece cada tripulante, sabe TUDO a respeito da viagem (o percurso e destino), sabe (e conhece) todas as necessidades dos viajantes (passageiros) e tudo funciona como um relógio, com absoluta precisão e perfeição. Lógico que pode acontecer um probleminha ou outro, mas é imediatamente corrigido.

VOCÊ é o CAPITÃO deste navio chamado SUA EMPRESA. Não pode deixar a DERIVA, na mão de outras pessoas (por mais responsáveis que sejam), sem se importar como TODOS os processos estão sendo executados, se os prazos estão sendo cumpridos, se as vendas estão de acordo com o orçamento realizado (COM LUCRO), se o tempo de produção está de acordo com o mapeamento das tarefas, se o balancete do mês está com LUCRO ou PREJUÍZO, se as metas de vendas estão de acordo com o PONTO DE EQUILÍBRIO, se todos os controles administrativos / financeiros / comerciais / recursos humanos / produção estão em DIA e em ordem.

VOCÊ é que tem que conhecer TUDO da sua empresa, de seus colaboradores e de seus clientes. É VOCÊ o CAPITÃO deste NAVIO, chamado SUA EMPRESA!

E aí, vai continuar brincando de ser empresário ou vai tomar uma atitude e se tornar o CAPITÃO da sua empresa, da sua vida e da vida de todos os envolvidos? Vai continuar ficando mais tempo fora da empresa (fazendo o que outra pessoa, treinada pode fazer) ou vai CUIDAR do seu negócio?

Lembre-se: você é o SALÁRIO mais alto da empresa, tem que fazer por merecer isso! Bom, tudo isso posto, agora você tem duas opções:

1) Eu que mando na empresa! Eu faço do meu jeito! Não vou mudar! Ok, não vamos discutir não, fique à vontade, continue fazendo tudo igual. Continue fazendo o trabalho de HOJE, com os sistemas e modos que conheceu ONTEM, para tentar conseguir viver o AMANHÃ. Isso continua sendo da sua exclusiva RESPONSABILIDADE!

2) É, eu acho que preciso mudar, conhecer mais e aprender a administrar! Perfeito. Nisso eu posso te ajudar, se REALMENTE quiser. Tenho várias opções que posso te oferecer: CURSO EAD, vários tipos de consultoria (de 50 a 300 horas presenciais) e MENTORIA.

Todas incluem todo o meu material de consultoria (inclusive os mencionados neste texto), basta você escolher qual a melhor opção para você e sua empresa (normalmente o que traz melhor resultado é a consultoria). Ahh, mas eu vou ter que investir e não tenho dinheiro para isso!

Vou te contar, resumidamente, uma pequena história real, que aconteceu comigo mesmo. Em 2010 minha esposa estava muito bem na quarta-feira. Começou a sentir pequenos incômodos (cansaço, um pouco de tontura, dor de cabeça) na quinta-feira. Tomou um medicamento (o que é normal nestes casos), mas, na sexta-feira, quando fui acordá-la, surpresa: quem é você?

Surpreso fiquei eu, pensando tratar-se de uma de suas brincadeiras. Mas, infelizmente, não. Chamei minha filha e meus netos (que moram comigo) e ela, desconcertada, não reconheceu ninguém. Imediatamente chamei meu filho (que também não foi reconhecido), e a levamos para o hospital, em São Paulo. Já eram 10 horas da manhã. Explicamos o que aconteceu ao médico, ele perguntou: você sabe quem são estes dois homens (se referindo a mim e ao meu filho)? Ela respondeu: não, não sei. Só sei que gosto deles e eles cuidam de mim.

Pronto. Pasmos com a situação, inclusive o médico, ela foi levada para fazer uma BATERIA de exames (tudo o que possa imaginar) e até 19h não tinha sido detectado nada que pudesse ter provocado esse problema. O último recurso: um exame na medula espinhal. Feito o exame o resultado veio às 23h30: meningite herpédica encefálica. Foi internada imediatamente com inúmeros antibióticos e ali ficou durante 20 dias, em um tratamento intensivo, passando por uma junta médica de especialistas no assunto.

Sequelas: perda da parte do cérebro responsável pela MEMÓRIA DE CURTO PRAZO, OLFATO e PALADAR.

Bom, ninguém está preparado para estas coisas, não tínhamos plano de saúde. Conta: R$ 230 mil. Bom, fui obrigado a vender um bem (sítio) que, na época, valia R$ 2 milhões por R$ 500 mil. Paguei o hospital, médicos, etc… e guardamos / investimos o restante, para continuar com o respectivo tratamento posterior, que perdura até hoje e assim vai ser até o final de nossas vidas.

Dou graças a Deus que tinha este bem para vender e, na verdade, não me faz falta alguma. O mais importante é que minha esposa, minha amada imortal, minha eterna namorada, a pessoa que mais amo nesta vida (além dos meus filhos e netos) está bem de saúde (exceto estas pequenas sequelas) e vivemos muito bem.

Neste ponto pergunto a você: o que faria no meu lugar?

Bom, crendo que respondendo, se estivesse na mesma situação que a minha, que faria exatamente igual te pergunto: o que é que você vai sacrificar / vender / refinanciar / buscar financiamento em bancos, etc, se for o caso para SALVAR a vida da sua empresa, da qual dependem você, sua família, seus colaboradores.

E quando é a hora de tomar esta atitude? Ora, você vai esperar (mesmo) tudo piorar ainda mais para tomar uma decisão? Vai esperar (mesmo) afundar mais ainda até não conseguir fazer mais nada para salvar tudo? A HORA é agora, imediatamente, decida VIVER e APRENDER! Agora é com você, eu já fiz a minha parte e, creio, que Deus também fará a DELE. Espero ter te alertado e ajudado de alguma forma.

Só mais um detalhe: garanto o retorno do investimento (na consultoria completa) em contrato, e toda a consultoria tem como base a ISO 9001. Meu comprometimento na consultoria é capacitar toda a equipe (incluindo diretores e gerentes) para darem continuidade a todas as tarefas / processos implantados sem a minha presença, após a finalização da consultoria.

Se quiser resolver estes e todos os demais problemas da sua empresa, JUNTOS, com uma equipe dos seus melhores colaboradores, pode contar comigo e com toda a minha expertise na área.

Fico à disposição
Wilson Giglio
Consultor em Gestão Empresarial
Organizador de Empresas e Equipes
Skype (melhor contato) wilson.giglio1
Whatsapp (recados): (11) 9.8070.7774